06 BƯỚC MẪU XÂY DỰNG QUY TRÌNH LÀM VIỆC HIỆU QUẢ

vào

 


Hiện nay đối với các doanh nghiệp việc xây dựng quy trình làm việc có thể tốn thời gian và gay nhiều hó khăn. Tuy nhiên đây là việc mà hầu hết các doanh nghiệp bắt buộc phải thược hiện nếu muốn tổ chức, đơn vị mình hoạt động trơn tru và hiệu quả. Vậy làm thế nào để có 1 quy trình làm việc hiệu quả. Bài viết sau chúng tôi sẽ giới thiệu đến các bạn các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.

Khái niệm Quy trình làm việc là gì?

Có thể nói đơn giản quy trình làm việc và những hướng dẫn, quy định, các bước thực hiện công việc theo những tiêu chuẩn, chuẩn mực đặt ra để đạt được mục đích của công việc.

Quy trình làm việc có thể thay đổi và tối ưu theo từng giai đoạn để phù hợp với danh nghiệp. Cũng như đảm bảo chất lượng, tiến độ và năng suất công việc. Một quy trình làm việc chuẩn và hiệu quả sẽ mang lại  những lợi ích tối ưu cho doanh nghiệp. Có thể điểm qua 1 vài lợi ích như sau:

  • Công việc được vận hành trơn tru và hiệu quả.
  • Hiệ suất và chất lượng làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp được nâng cao hơn.
  • Quá trình vận hành  các đầu mục công việc được chuẩn hóa theo thứ tự giảm thiểu rủi ro.
  • Cải tiến các hoạt động vận hành giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho những khâu không cần thiết.

Các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

1.Xác định nhu cầu

Trước khi bắt tay vào xây dựng quy trình làm việc  nhà quản trị doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này là gì. Nhu cầu có thể được xác định từ phía nhà quản trị hoặc từ nhân viên như:

  • Việc thực hiện hoặc áp dụng các tiêu chuẩn mới
  • Tài liệu để nhân viên thực hiện theo căn bản
  • Việc nâng cấp hệ thống
  • Hoặc những yêu cầu từ các cấp quản lý

2.Xác định mục đích

Sau khi xác định nhu cầu là gì thì việc tiếp theo là xác định múc đích. Việc xác định mục đích này giúp doanh  nghiệp xác định các bước công việc, phương phám kiểm soát, thời gian, tần suất công việc…

  • Quy trình tuân thủ các mục tiêu/ chính sách của tổ chức
  • Xác định bản chất của quy trình
  • Các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất thời hạn mục đích của quy trình làm việc

3.Phạm vi quy trình làm việc

Cũng là 1 trong các bước mẫu xây dựng quy trình làm việc. Việc xác định phạm vi quy trình làm việc sẽ giúp:

  • Doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ theo các quy trình đã đề ra
  • Điều chỉnh có thể theo phạm vi  toàn bộ tổ chức , bộ phận phòng ban, hay cá nhân hoặc theo không gian thời gian….

4.Xác định các nội dung các bước công việc của quy trình làm việc

Việc xây dựng được một quy trình làm việc hiệu quả thì bước này khá quan trọng. Việc xác định các bước công việc cần thực hiện sẽ giúp bạn làm tốt quy trình và biết được công việc cần làm của mình:

  • Tùy thuộc vào tính chất công việc mà có thể xác định số bước của 1 quy trình
  • Việc xây dựng quá nhiều bước sẽ làm cho quy trình rẵ rối và khó kiểm soát. Hoặc quá ít bước sẽ làm cho quy trình rời rạc không đủ để kiểm soát.
  • Một quy trình có thể có từ 5-20 bước tuy nhiên thiết nghĩ từ 8-15 sẽ phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Các bước  để xây dựng một quy trình làm việc, cần dựa vào các yếu tố sau:

  • Về đầu vào của quy trình sẽ gồm những yếu tố nào
  • Đầu ra của quy trình sẽ cấu thành các yếu tố nào
  • Sao đó kết hợp với các phương pháp 5W+1H và 5W để làm rõ thêm các vấn đề liên quan.

Cùng tìm hiểu công thức 5W-1H-5M để phân tích rõ hơn về quy trình làm việc hiệu quả:

  • What: Nội dung là gì?
  • Why: Mục tiêu, yêu cầu là gì?
  • Who: ai là người thực hiện?
  • When: thời gian thực hiện khi nào?
  • Where: địa điểm, nơi thực hiện
  • How: cách thức thực hiện như thế nào?

Còn đối với Phương pháp 5M để xác định nguồn lực:

  • Man: Nguồn nhân lực
  • Money: Tài chính
  • Machine: Máy móc/ Công nghệ
  • Material: Hệ thống cung ứng
  • Method: Phương pháp làm việc

5. Kiểm soát quy trình làm việc


Đây cũng là 1 trong những bước không hề kém cạnh các bước mẫu trong xây dựng quy trình làm việc. Vì việc xác định các điểm kiểm soát này là việc thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị:

  • Xác định điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị
  • Về nguyên tắc nếu bạn lập bao nhiêu bước công việc bạn sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Tùy vào nguồn lực của mỗi tổ chức mà doanh nghiệp có thể tổ chức thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu thôi
  • Và cũng nên sử dụng nguyên tắc Pareto 80/20 vào bước này

6. Người thực hiện công việc

Cần xác định các cá nhân/ phòng ban nào sẽ có trách nhiệm trong các bước công việc cần thực hiện:

  • Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của nhân sự thực hiện công việc có đáp ứng hay không.
  • Người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ cần xác định chặc chẽ trong các quy trình.

Bài viết tham khảo:

Nhận xét

Đăng nhận xét