CÁC THÔNG TIN LIẾN QUAN ĐẾN QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI DOANH NGHIỆP

vào

 


1. Vì sao doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là 1 trong những điều bắt buộc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần phải tuân thủ  những quy định về việc quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự này. Nên người làm công tác nhân sự cần có trách nhiệm ghi nhận và quản lý hồ sơ nhân sự.

Việc quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả sẽ giúp quản trị nguồn lực tại doanh nghiệp được tốt hơn.

Là cơ sở để giải quyết những tranh chấp nếu có giữa người lao động và người sử dụng lao động.

2. Cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

Phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ hồ sơ

Việc thực hiện phân loại hồ sơ trước khi đưa toàn bộ hồ sơ đi lưu trữ, sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Đây là cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả mà các doanh nghiệp nên áp dụng.

Nhóm hồ sơ nhân sự thường được phân loại như: hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác, hồ sơ lý lịch nhân sự… Và việc phân loại này sẽ giúp việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Bạn có thể tiến hành phân loại thành từng nhóm nhỏ nữa cho logic và khoa học.

Một mẹo nhỏ mà chúng tôi chia sẻ thêm với bạn để lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học. Bạn có thể áp dụng đó chính là lưu trữ hồ sơ dựa trên các mốc thời gian. Cách lưu trữ này, bạn hoàn toàn có thể tiến hành tách ra thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau sẽ giúp bạn tìm hồ sơ khi cần một cách dễ dàng hơn.

Tìm kiếm địa điểm thích hợp để lưu hồ sơ nhân sự

Có thể chọn lưu trữ hồ sơ tại doanh nghiệp hoặc có thể thuê kho để lưu trữ. Tùy theo tính chất công việc và cả kinh tế, mà doanh nghiệp đưa ra những lựa chọn sao cho phù hợp với đơn vị mình.

Dù lưu trữ hồ sơ ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo các yếu tố:

  • Đảm bảo nơi lưu trữ thông thoáng, không bị thấm nước hoặc ẩm mốc
  • Diện tích lưu trữ lớn có thể đảm bảo lưu trũ thông tin nhiều năm
  • Thường xuyên kiểm tra và đảm bảo nơi lưu trữ không xuất hiện các loài động vật gặm nhắm như: chuột, gián, nắm mốc, mối…

Tiến hành công tác lưu trữ hồ sơ nhân sự

Khi đã phân loại được các hồ sơ cụ thể, lúc này anh chị hoàn có thể thiết kế những muc lưu trữ riêng biệt dựa trên bản mềm. Bản mềm sẽ lưu bởi những tệp trên máy, song song với đó, bản cứng sẽ được lưu trữ một cách khoa học trong kho.

Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự thường xuyên

Trong quá trình lưu trữ, cách quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel và cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả bằng bản cứng đó là thường xuyên kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự. Ngày nay, quản lý hồ sơ nhân sự qua giấy tờ và excel dần được hạn chế, thay vào đó là sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự.

Khi hồ sơ tại doanh nghiệp gặp phải một số sự cố như bị ướt, mốc hay thất lạc, sử dụng các bản scan hồ sơ trên môi trường số sẽ giúp bảo quản thông tin, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và an toàn hơn. Hạn chế những thất thoát, sai sót hay nhầm lẫn trong quá trình lưu trữ hồ sơ.

3. Để đảm bảo cho quá định lưu trữ quản lý hồ sơ nhân sự tốt cần cần có kỹ năng gì?


Đây sẽ là một công việc đòi hỏi đến tính chủ động và tính tự giác cao của mỗi nhân viên nhân sự. Chính vì thế bạn cần có những kỹ năng sau đây:

- Thứ nhất, cẩn thận, với những cách lưu trữ hồ sơ này thì cẩn thận đó chính là yếu tố quan trọng hàng đầu. Những hồ sơ, sổ sách đang rất nhiều, đặc biệt  đối với những doanh nghiệp lớn có với những số lượng nhân viên lên đến hàng nghìn thì người quản lý hồ sơ đó cần phải cẩn thận hơn nữa. Nếu như không sẽ rất dễ nhầm lẫn đến những loại hồ sơ với nhau.

 - Thứ hai, khả năng để sắp xếp được công việc tốt, đây sẽ chính là những công việc yêu cầu đến những người làm cần phải biết cách để sắp xếp hồ sơ được một cách hợp lý và thật logic để đến khi tìm sẽ không bị mất thời gian.

 - Thứ ba chính là với những khả năng chịu áp lực của công việc, hàng ngày mà bạn sẽ phải tiếp xúc đối với rất nhiều hồ sơ của mỗi nhân viên, nếu như không chịu được đến những áp lực của công việc đó sẽ rất có thể bạn sẽ bị stress và không thể đảm nhiệm được  những công việc này. Tuy nhiên, với những kỹ năng của này sẽ không tự nhiên mà có, nó chính là những kỹ năng đang được tích lũy hàng ngày từ chính những công việc của bạn. Chính vì vậy mà việc  bạn không nên thấy chán nản là khi mình chưa có được .

4. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự thời kỳ 4.0


Trong thời đại công nghệ số diễn ra mạnh mẽ hiện nay ngoài việc thực hiện theo các hình thức thủ công như đã hướng dẫn trên. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để đồng bộ hóa cho doanh nghiệp mình từ : quản lý chấm công, tính lương, quản lý hợp đồng lao động, nghỉ phép, khen thưởng, tuyêndương, quản lý công việc, đào tạo, phát triển …vv.

Trên thị trường có khá nhiều phần mềm, tùy vào nhu cầu và quy mô đơn vị mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình 1 phần mềm hữu ích. Có một gợi ý mà chúng tôi mang đến cho bạn đó là các giải pháp cho doanh nghiệp đến từ Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển Đổi Số CoDX. Với những tính năng nổi bật như:

  • Số hóa thông tin & tối ưu thủ tục nhân sự một cách toàn diện cho doanh nghiệp.
  • Quản lý vòng đời nhân viên hiệu quả, từ khi bắt đầu ứng tuyển đến khi nghỉ việc.
  • Tự động trích xuất báo cáo về số lượng hồ sơ nhân viên
  • Theo dõi cụ thể tình hình biến động nhân sự tại doanh nghiệp
Hệ thống còn hỗ trợ các loại báo cáo nhân sự, hồ sơ đánh giá năng lực nhân viên…vv cũng như các kế hoạch xây dựng và đào đội ngũ nhân lực toàn diện…vv

Đây là những tính năng rất quan trọng với mọi nhà quản trị nguồn nhân lực. Đây cũng chính là thông tin hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra chiến lược quy hoạch, phát triển đội ngũ, để có thể tối ưu chiến lược nhân sự theo cách toàn vẹn nhất.

Bài viết tham khảo:


Nhận xét

Đăng nhận xét